Dokumenty cyfrowe i elektroniczne to codzienność naszego zawodowego, ale i prywatnego życia. Gromadzenie ich w komputerach, smartfonach, czy na zewnętrznych dyskach ułatwia nam zarządzanie nimi, ale równocześnie naraża na nowe zagrożenia. Dlatego bezpiecznym rozwiązaniem jest przechowywanie ważnych danych i informacji w wirtualnym sejfie. Trzeba je jednak odpowiednio przygotować. Jak to zrobić, by móc z nich w każdej chwili skorzystać a jednocześnie chronić przed nieuprawnionym dostępem?
1. Przygotowanie dokumentów
Pierwszym krokiem do zabezpieczenia dokumentów w cyfrowym sejfie jest ich właściwe przygotowanie. Dokumenty, które zamierzamy przechowywać, w oryginale mogą mieć różne formy zarówno papierowe np. akty, umowy, zdjęcia, jak i elektroniczne np. pliki tekstowe, PDF-y i inne. Część wymaga digitalizacji a część opisu i właściwej archiwizacji.
Jeżeli posiadasz dokumenty w formie papierowej, najpierw musisz je zeskanować. Kluczowa jest tu wysoka rozdzielczość zeskanowanych materiałów, bo to zapewnia ich czytelność. Możesz skorzystać z zewnętrznego scanera w drukarce i lub aplikacji, która pozwala na skanowanie za pomocą smartfona. Jeżeli nie masz dostępu do skanera, alternatywą jest wykonanie zdjęć dokumentów. Pamiętaj jednak, aby zdjęcia były wyraźne, dobrze oświetlone i obejmowały cały dokument.
2. Organizacja i opis dokumentów
Po zeskanowaniu lub sfotografowaniu dokumentów, warto zadbać o ich odpowiednią archiwizację. Stworzenie systemu katalogowania ułatwi późniejsze odnalezienie potrzebnych dokumentów.
Utwórz foldery tematyczne, np. „Dokumenty osobiste”, „Umowy”, „Dokumenty - praca”, „Dokumenty medyczne” itp. Warto też w prosty i czytelny sposób opisać każdy z plików np. „Polisa_ubezpieczeniowa_rodzina_data”, „Umowa_najmu_mieszkanie_Warszawa_data”. Opisanie plików, a w szczególności umieszczenie daty na końcu, ułatwi szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu.
3. Wybór sejfu cyfrowego
Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego sejfu cyfrowego. Istnieje wiele rozwiązań pozwalających na przechowywanie danych w chmurze, jednak warto wybrać takie, które zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa – jak Safe & Trust, który oferuje szyfrowanie danych zarówno w czasie przesyłania, jak i przechowywania. Zwróć uwagę na politykę prywatności oraz to, czy dostawca usługi posiada odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. Ponadto upewnij się, że wybrany sejf cyfrowy jest dostępny z dowolnego miejsca na świecie i oferuje wsparcie techniczne w razie problemów.
4. Przesyłanie dokumentów do sejfu cyfrowego
Po wybraniu odpowiedniego sejfu cyfrowego, czas na przesłanie do niego przygotowanych dokumentów. Proces ten powinien być prosty i intuicyjny, a jednocześnie bezpieczny.
Po założeniu konta i dopełnieniu wszystkich formalności pora załadować wcześniej zeskanowane lub sfotografowane dokumenty. Warto upewnić się, że pliki zostały poprawnie przesłane i są dostępne w systemie. Pamiętaj, aby dodatkowo zabezpieczyć swoje dane, tworząc kopię zapasową dokumentów na zewnętrznych nośnikach, takich jak dyski twarde lub pamięci USB. Kopie te powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu i zaszyfrowane przy użyciu hasła.
5. Upoważnienie innych osób
Cyfrowy sejf umożliwia dostęp do danych wyłącznie upoważnionym osobom. Warto przemyśleć, kto powinien mieć dostęp do naszych dokumentów w razie potrzeby.
W przypadku sejfu cyfrowego Safe &Trust możesz dodać zaufaną osobę, która otrzyma awaryjny klucz dostępu, dzięki któremu otworzy go w sytuacji awaryjnej. Podczas dodawania zaufanej osoby zadbaj o założenie jej konta z silnym, unikalnym hasłem.
Przygotowanie i zabezpieczenie ważnych dokumentów to kluczowy krok w zapewnieniu sobie komfortu spokoju oraz poczucia kontroli nad przyszłością. Warto sięgać po takie rozwiązania jak Safe & Trust – wirtualny sejf, który pozwala na bezpieczne przechowywanie danych i dostęp do nich z dowolnego miejsca na świecie.
